Alle Unternehmen haben die Pflicht zur Langzeitarchivierung ihrer E-Mails

Viele wissen das nicht, aber die rechtlichen Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland spätestestens seit Januar 2017 E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren.

In Kurzform schnell erklärt:

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Geschäftsunterlagen
Ordnungsgemäße Buchführung umfasst nun auch die Archivierung von E-Mails
E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden
Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, können empfindliche Sanktionen drohen. Nachlesen kann man das in diesem PDF des Bundesfinanzministeriums: http://www.bundesfinanzministerium.de/. E-Mail-Archivierung ist deshalb für alle Unternehmen wichtig – leider auch für Einzelunternehmen. Aber auch über die rechtliche Seite hinaus bietet E-Mail-Archivierung zahlreiche Vorteile.

Wir können Ihnen über unseren Provider FC-Hosting eine solche Archivierungstechnik als Managed Service kostengünstig anbieten: https://www.fc-hosting.de/service/archiv.php

Die Technik unterstützt eine Vielzahl von Mailservern und E-Mail-Programmen:

Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
Microsoft Office 365
Gmail
MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
PST, EML und andere Dateiformate
E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird u.a.

und ist sehr leicht zu bedienen:

Keine Änderungen auf Mailservern oder E-Mail-Programmen notwendig.
Der Kunde bestimmt welche Postfächer und welche Ordner archiviert werden.
Die Einstellungen erfolgen über einen Windows-Client.
Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
Web Access via Browser

und bringt diverse weitere Vorteile mit sich:

Rechenzentrum in Deutschland
Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit
Einhaltung deutscher Datenschutzstandards
Schutz vor Datenverlusten
Entlastung von E-Mail-Servern
Vereinfachung von Backup & Restore
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Keine lokale IT für eine Archivierung

Kein Risiko: Die ersten 30 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

Ein White Paper von FC-Hosting zu diesem Thema als PDF: White Paper E-Mail-Archivierung (0,43 MB)