Alle Unternehmen haben die Pflicht zur Langzeitarchivierung ihrer E-Mails

Viele wissen das nicht, aber die rechtlichen Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland spätestestens seit Januar 2017 E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren.

In Kurzform schnell erklärt:

  • Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Geschäftsunterlagen
  • Ordnungsgemäße Buchführung umfasst nun auch die Archivierung von E-Mails
  • E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden
  • Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, können empfindliche Sanktionen drohen. Nachlesen kann man das in diesem PDF des Bundesfinanzministeriums: http://www.bundesfinanzministerium.de/. E-Mail-Archivierung ist deshalb für alle Unternehmen wichtig – leider auch für Einzelunternehmen. Aber auch über die rechtliche Seite hinaus bietet E-Mail-Archivierung zahlreiche Vorteile.

Wir können Ihnen über unseren Provider FC-Hosting eine solche Archivierungstechnik als Managed Service kostengünstig anbieten: https://www.fc-hosting.de/service/archiv.php

Die Technik unterstützt eine Vielzahl von Mailservern und E-Mail-Programmen:

  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Gmail
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird u.a.

und ist sehr leicht zu bedienen:

  • Keine Änderungen auf Mailservern oder E-Mail-Programmen notwendig.
  • Der Kunde bestimmt welche Postfächer und welche Ordner archiviert werden.
  • Die Einstellungen erfolgen über einen Windows-Client.
  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
  • Web Access via Browser

und bringt diverse weitere Vorteile mit sich:

  • Rechenzentrum in Deutschland
  • Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit
  • Einhaltung deutscher Datenschutzstandards
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Vereinfachung von Backup & Restore
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen
  • Keine lokale IT für eine Archivierung

Kein Risiko: Die ersten 30 Tage werden als kostenfreie Testphase eingerichtet und es kann innerhalb der Testphase fristlos gekündigt werden.

Ein White Paper von FC-Hosting zu diesem Thema als PDF: White Paper E-Mail-Archivierung (0,43 MB)

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